Новые редакции комплектов нормативных документов по организации документооброта с помощью "1С:Документооборот"

4 Октября 2018

Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске новых редакций продуктов:

Код

Наименование

Рекоменд. розничная цена, НДС 10 %, руб.

4601546137647

1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 4-я редакция

38 000

4601546137654

1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 3-я редакция

7 000

1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 4-я редакция: издательство "1С-Паблишинг", ISBN 978-5-9677-2825-9, стр. 370, формат 60?90 1/8, твердый переплет

1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 3-я редакция: издательство "1С-Паблишинг", ISBN 978-5-9677-2824-2, стр. 252, формат 60?90 1/8, твердый переплет

Автор пособий: руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы "1С", канд. ист. наук Ульянцева С.Э.

Разработка нормативных документов является трудоемким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота, а также повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов.

"1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами" и "1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами" (далее – Комплекты документов) представляют собой готовые тиражные методики для построения системы управления документами на базе программ "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Документооборот 8 ПРОФ". Каждое издание привязано к возможностям определенной версии программы.

В книгах содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота. Книги включают ссылки на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота.

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

  • постановки и рационализации документооборота,
  • подготовки документных процессов к автоматизации,
  • регламентации документооборота.

Комплекты документов учитывают специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании для версии КОРП и не более 10 % для версии ПРОФ).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программы "1С:Документооборот".

Книги заменяют в ассортименте "1С" следующие издания:

4601546120687 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция;

4601546120694 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 2-я редакция.

НОВОЕ В РЕДАКЦИИЯХ КОМПЛЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ

Новое в редакциях комплектов КОРП и ПРОФ

Комплекты документов новых редакций содержат концепцию перехода на безбумажный документооборот, направленную на модернизацию традиционных технологий в сфере управления документами путем применения безбумажной технологии документационного обеспечения управления во внутреннем документообороте.

Концепция перехода на безбумажный документооборот учтена во всех нормативных документах, включенных в Комплекты.

В Комплекты документов впервые включен Порядок использования квалифицированной электронной подписи, который устанавливает требования к применению квалифицированной электронной подписи в системе электронного документооборота и определяет ограничения и особенности применения электронной подписи.

Положение о делопроизводстве переработано с учетом опыта применения документа предыдущей редакции в проектах внедрения "1С:Документооборота". Положение приведено в соответствие новому стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016 и "Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", утвержденной Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Отдельное место в Комплектах отведено приказам, необходимым для ввода системы электронного документооборота в эксплуатацию, установления правовой основы документооборота, делегирования и распределения полномочий и работы в системе электронного документооборота.

Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы фиксирует даты начала и окончания проекта, состав рабочей группы проекта, а также содержит меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера. Приказ может содержать и поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, направленные на организацию проектных работ.

Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот" разграничивает зоны ответственности между службой делопроизводства и службой информационных технологий в части эксплуатации системы электронного документооборота. Приказ распространяется на всех сотрудников организации и обязывает их работать в новой информационной системе.

Приказ о работе в системе управления документами "1С:Документооборот" устанавливает правовое поле для работы с электронными документами: приравнивает действия сотрудников в системе электронного документооборота к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота.

Приказ об утверждении и введении в действие пакета нормативных документов по организации документооборота необходим для придания официального статуса локальным нормативным актам из комплекта документов в вашей организации.

Приказ о делегировании полномочий необходим для повышения оперативности работы, для оптимального распределения обязанностей, включая работу с программе "1С:Документооборот". Востребованная функциональность системы электронного документооборота зачастую требует документального оформления в виде распорядительного документа.

Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи решает задачу разграничения полномочий по подписанию документов между равнозначными (равноуполномоченными) должностными лицами, а также является основным документом, в котором фиксируются функции структурных подразделений. На основании приказа составляются положения о подразделениях. Такой порядок подготовки организационных документов позволит избежать дублирования, пересечения функций структурных подразделений.

Все нормативные документы, входившие в состав предыдущей редакции комплекта, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.

Новое только в редакции КОРП

В Комплект документов версии КОРП впервые включено Положение о работе с обращениями клиентов. Положение будет полезно тем организациям, в которых претензионная работа выделена в самостоятельное направление деятельности. Положение устанавливает централизованный порядок учета, координации рассмотрения обращений клиентов, а также порядок подготовки ответов и оповещения клиентов о результатах рассмотрения обращений.

Обновлен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Документы доработаны в соответствии с новыми профессиональными стандартами:

  • "Специалист по управлению документацией организации", утв. Приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н;
  • "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утв. Приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н.

В дополнение к изданным ранее должностным инструкциям добавлена должностная инструкция помощника руководителя.

Новое только в редакции ПРОФ

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя доработана в соответствии с новыми профессиональными стандартами, упомянутыми ранее.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота" и методики постановки документооборота, заложенной в комплектах документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

  1. Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот.
  2. Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
  3. Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
  4. Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
  5. Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
  6. Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
  7. Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
  8. Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
  9. Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
  10. Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
  11. Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПРОДУКТОВ

Издания содержат комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.

В комплект документов КОРП входят:

  • Положение о делопроизводстве;
  • Порядок использования квалифицированной электронной подписи;
  • Положение о службе делопроизводства;
  • Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (6 документов);
  • Положение о договорной работе;
  • Положение о работе с распорядительной документацией;
  • Положение о работе с локальными нормативными актами;
  • Положение о работе с обращениями клиентов;
  • Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
  • Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот";
  • Приказ о работе в системе управления документами "1С:Документооборот";
  • Приказ об утверждении положения о делопроизводстве;
  • Приказ о делегировании полномочий;
  • Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
  • Альбом унифицированных форм документов (31 шаблон и 9 бланков).

В комплект документов ПРОФ входят:

  • Положение о делопроизводстве;
  • Порядок использования квалифицированной электронной подписи;
  • Положение о договорной работе;
  • Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя;
  • Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
  • Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот";
  • Приказ о работе в системе управления документами "1С:Документооборот";
  • Приказ об утверждении положения о делопроизводстве;
  • Приказ о делегировании полномочий;
  • Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
  • Альбом унифицированных форм документов (31 шаблон и 9 бланков).



Возврат к списку